preloader

Kinh doanh

1. Mục đích

Qua trao đổi thông tin giữa khách hàng và nhà cung cấp sẽ khẳng định khả năng đáp ứng nhu cầu và thoả mãn khách hàng khi cung cấp sản phẩm và dịch vụ. Trao đổi thông tin được lập hồ sơ và lưu trữ để kiểm soát trong suốt quá trình tạo sản phẩm.

2. Phạm vi áp dụng

Tài liệu này được áp dụng cho tất cả các quá trình sản xuất kinh doanh và quản lý có liên quan đến hoạch định việc tạo sản phẩm.

3. Tài liệu liên quan, tham khảo

  • TCVN ISO 9001:2015- Hệ thống quản lý chất lượng - các yêu cầu
  • TC ISO 50001:2011- Hệ thống quản lý năng lượng

4. Nội Dung

4.1. Lưu đồ


4.2 Trình tự thực hiện quy trình chào giá 
1. Tiếp nhận các thông tin bán hàng, các yêu cầu của khách hàng: Có thể là Phòng KTĐT/P.KTKH, các đơn vị và cá nhân trong Công ty, thông tin này được chuyển về Phòng KTĐT/P.KTKH.
2. Phòng KTĐT/P.KTKH chủ động và chịu trách nhiệm chào giá, tập hợp và phân loại thông tin phân thành 2 dạng : 
    2.1 Dạng đơn giản: Các dạng sản phẩm lặp lại, chỉ liên quan đến 1 hoặc 2 đơn vị. Phòng KTĐT/P.KTKH yêu cầu các cá nhân và đơn vị liên quan chuẩn bị tài liệu để tính giá xuất xưởng.
    2.2 Dạng phức tạp : Các loại thiết bị mới, dây truyền thiết bị, hàng xuất khẩu, hồ sơ mời thầu. Phòng KTĐT/P. KTKH chuyển thông tin tới P.KTCN bóc tách sơ bộ khối lượng, lập phương án công nghệ chế tạo, P.KTCN yêu cầu P.ĐHSX cung cấp thời gian thực hiện...
3. Song song với lưu trình tập hợp và phân loại thông tin đơn hàng, P.KTĐT/KTKH gửi Bảng xác nhận vật tư của các đơn hàng đến các đơn vị mua vật tư nhằm tìm kiếm vật liệu, có phương án xử lý trước đối các loại vật tư khó kiếm hoặc cần nhập khẩu. Sau khi nhận được yêu cầu, các đơn vị mua vật tư có trách nhiệm tìm kiếm, cảnh báo với P.KTĐT/KTKH về các loại vật tư khó kiếm hoặc phải nhập khẩu, tư vấn các loại vật tư tương đương. Đồng thời trả lời thông tin trong vòng 3 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu. P.KTĐT/KTKH có trách nhiệm đàm phán với Khách hàng về việc thay đổi quy cách vật tư, vật liệu . Đảm bảo đơn hàng sau khi đã phát lệnh thực hiện không bị chậm tiến độ vì nguyên nhân quy cách vật liệu, vật tư khó kiếm. 
4. Phòng KTCN/Nhóm dự án sản xuất do Phòng KTĐT/P.KTKH phối hợp với Phòng ĐHSX trình Tổng Giám đốc phê duyệt,  có trách nhiệm chuẩn bị kỹ thuật, công nghệ phục vụ cho việc chào giá. 
5. Phòng KTCN/ Nhóm dự án sản xuất tiếp nhận bản vẽ của khách hàng từ Phòng KTĐT/P.KTKH, tổ chức triển khai bóc tách bản vẽ. Các biểu mẫu mục (*) là bắt buộc khi tính giá ban đầu, các biểu mẫu còn lại có thể lựa chọn áp dụng tuỳ theo từng dạng đơn hàng cho phù hợp, không nhất thiết phải sử dụng toàn bộ. 
Lưu ý : Đối với trường hợp làm hồ sơ mời thầu không áp dụng trình tự và các BM của mục này mà theo Hướng dẫn xây dựng hồ sơ thầu:
       - Tổng hợp định mức vật tư chính : BM14.05.14 (*)
- Dự trù vật tư, vật liệu khác : BM14.05.06 (các loại que hàn, sơn, vật liệu phụ khác phục vụ trực tiếp chế tạo sản phẩm) (*)
- Bản kê sản phẩm đúc : BM14.05.35 (*)
- Bản kê chi tiết (list sản xuất) : BM14.05.31 (*)
- Chi phí chế tạo dụng cụ gá lắp, dao đặc biệt : BM14.05.36
- Chi phí mua các chi tiết tiêu chuẩn : BM14.05.37
- Chi phí máy gia công : BM14.05.38
- Định mức công nghệ chào giá sản phẩm: BM09.05(*)
- Dự kiến hàng mua ngoài và khối lượng đặt ngoài. Riêng đơn hàng xuất khẩu bắt buộc phải dự kiến hạng mục đặt ngoài, nơi dự kiến đặt. 
- Các yêu cầu khác cần lưu ý.
Khi tổng hợp vật tư chính đơn vị kinh doanh phải xem xét đến các yếu tố sau: 
- Khả năng mua vật tư  trên thị trường, nhất là các loại vật tư đặc biệt.
- Các chủng loại vật tư hay phải thay thế bằng loại khác tương đương, chỉ định loại thay thế và giá mua.
- Vật tư không có trên thị trường, chuyển sang chế tạo, ghi khối lượng phải chuyển đổi từng loại, chênh lệch giá bao nhiêu so với thông thường.
- Danh mục vật tư yêu cầu khách cấp.
- Về vật tư chính phải ghi rõ từng chủng loại. Đối với thép tròn, thép ống, thép hình kê cụ thể số lượng bao nhiêu mét, bao nhiêu cây, số thu hồi lại là bao nhiêu để giảm giá thành. Đối với thép tấm : tính trọng lượng sau đó nhân với hệ số an toàn. Đối với các vật tư đặc biệt thì kê cụ thể số lượng, kích thước.
- Chi phí máy gia công : Tiền điện năng tính theo công suất các máy cụ thể đưa vào sử dụng theo định mức công nghệ chào giá sản phẩm của P.KTCN hoặc tính theo trọng lượng sản phẩm. 
Các ghi chú về vật tư, P.KTCN/ Nhóm dự án sản xuất phải tập hợp và thông báo bằng văn bản kèm theo toàn bộ hồ sơ nói trên cho Phòng KTĐT/P.KTKH biết để trao đổi với khách trong quá trình đàm phán ký hợp đồng.
6. Phòng KTĐT/P.KTKH tiếp nhận toàn bộ hồ sơ trên, kiểm soát lại giá vật tư và tính thêm các chi phí phân bổ như điện, nước, khấu hao, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí  bán hàng, các yếu tố thương mại khác. Lập phương án kinh doanh, hoàn thiện hồ sơ thầu hoặc bản chào giá trình Tổng Giám đốc/Người được uỷ quyền phê duyệt.
7. Phòng KTĐT/P.KTKH lập sổ theo dõi kết quả chào giá, chào thầu và tiến hành các nghiệp vụ đàm phán ký kết hợp đồng.
8. Tổng Giám đốc uỷ quyền cho Phó Tổng giám đốc ký các chào giá và hóa đơn bán các loại máy công cụ, phụ tùng máy công cụ. Phòng KTĐT/P.KTKH lưu các hồ sơ liên quan trong quá trình đàm phán theo quy định.
 
4.3 Trình tự thực hiện quy trình Trao đổi thông tin với khách hàng:
Trao đổi thông tin nhằm giới thiệu năng lực sở trường và sản phẩm chính của công ty
- Phòng KTĐT/KTKH là nơi tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, giới thiệu năng lực, sở trường và các sản phẩm chính của công ty nhằm mục đích thông báo về các nguồn lực hiện có, nguồn lực sau đầu tư, kinh nghiệm chế tạo sản phẩm và các nội dung khác. Qua đó, tạo sự tin tưởng và khuyến khích nhu cầu của khách hàng tiềm năng.
- Trao đổi thông tin trong quá trình đàm phán, xây dựng và thực hiện hợp đồng.
+ Đối với những đơn hàng mua sản phẩm truyền thống, vật tư, thiết bị hoặc các dịch vụ đã được Tổng Giám đốc phê duyệt khung giá, Phòng KTĐT/KTKH thông báo mức giá bán, phạm vi cung cấp, chất lượng, công dụng của sản phẩm và thời hạn giao hàng, phương thức giao hàng sau đó xây dựng hợp đồng kinh tế, trình Tổng Giám đốc phê duyệt và thực hiện.
+ Đối với những đơn hàng chế tạo theo yêu cầu của khách hàng hoặc không thuộc diện đã được duyệt khung giá thì Trưởng Phòng KTKH/ Trưởng phòng KTĐT thực hiện theo quy trình chào giá, cử cán bộ có chuyên môn thích hợp xem xét khả năng thực hiện dựa trên các nguồn lực hiện có, khả năng hợp tác với các đơn vị khác và xây dựng biểu Dự toán giá thành và dự kiến giá bán trình Tổng Giám đốc/Người được uỷ quyền phê duyệt sau đó lập bản chào giá trình duyệt và thông báo đến khách hàng
- Trường hợp được mời dự thầu thì bản chào thầu được xây dựng theo các tài liệu của bên mời thầu, sau khi hồ sơ được Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt tiến hành nộp cho bên gọi thầu.
Sau khi bản chào giá hoặc bản chào thầu được khách hàng chấp nhận, Phòng KTĐT/KTKH sẽ thương thảo với khách hàng về các điều kiện thực hiện hợp đồng và soạn thảo hợp đồng kinh tế. Hợp đồng kinh tế được ký tắt bởi Trưởng Phòng KTĐT/KTKH trước khi trình Tổng Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) phê duyệt và gửi đến khách hàng.
Trường hợp khách hàng soạn thảo hợp đồng kinh tế, Phòng KTĐT/KTKH phải xem xét toàn bộ văn bản hợp đồng. Bất kỳ sự khác biệt nào giữa bản chào giá của Công ty và văn bản hợp đồng do khách hàng soạn thảo sẽ được điều chỉnh, thương thảo trước khi trình Tổng Giám đốc phê duyệt.
Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu vì lý do khách quan hay chủ quan, cần phải làm rõ hoặc đề nghị thay đổi (các yêu cầu chế tạo, tiến độ giao hàng...) thì Phòng KTĐT/KTKH phải trực tiếp liên hệ với khách hàng, đàm phán thương thảo, thông báo kịp thời cho các nhóm sản xuất, P.ĐHSX để thực hiện sau khi được khách hàng đáp ứng.
Mọi thông tin giữa khách hàng với Công ty đều thông qua Phòng KTĐT/KTKH tiếp nhận, xử lý và lập hồ sơ lưu trữ theo quy định của từng nội dung công việc.
 
5. Xử lý rủi ro, sự không phù hợp, khắc phục và phòng ngừa
Các rủi ro, sự không phù hợp và hành động giải quyết các rủi ro và cơ hội bao gồm nhưng không giới hạn các nội dung sau:
 
STT Các rủi ro, sự không phù hợp Biện pháp kiểm soát rủi ro, khắc phục phòng ngừa
 
1 Trao đổi thông tin trong quá trình đàm phán, xây dựng và thực hiện hợp đồng thiếu thông tin sẽ dẫn tới khả năng đáp ứng sự thỏa mãn khách khàng không được đảm bảo trong suốt quá trình cung cấp dịch vụ, hàng hóa Thực hiện đầy đủ việc cung cấp khả năng đáp ứng của doanh nghiệp cũng như tìm hiểu về những nhu cầu của khách hàng cần đáp ứng  để cung cấp những dịch vụ, sản phẩm tốt nhất đến khách hàng, tạo uy tín cho doanh nghiệp
 
6. Biểu mẫu, phụ lục đính kèm
1 BM09.01 Phiếu tiếp nhận đơn hàng
2 BM09.02A Dự toán chi phí nguyên liệu và gia công
3 BM09.05 Định mức công nghệ chào giá SP
4 BM09.02.12 Bảng tổng hợp chiết tính giá thành
5 BM09.02.13 Bảng XD đơn giá chi tiết
6 BM09.02 Phương án kinh doanh
7 BM09.03 Chào giá
8 BM09.04 Mẫu hợp đồng kinh tế
024 35587953 Sales@hameco.com.vn ; vattu.ckhn@hameco.com.vn Kinh doanh